クリニックの医療事務として働く日々は、予想外の出来事や忙しいスケジュールに追われることもあります。
1日の始まりから終わりまで患者さん対応や事務作業、トラブル解決など医療機関の裏方サポートを日々担っています。
朝の受付準備から始まり、午後の事務作業、そして終業前のチェックといった業務はどれも欠かすことができないお仕事です。
今回の記事では、クリニックでの医療事務の1日を追いながら、感じるやりがいや大変だった事についてもご紹介します。
医療現場の円滑な運営を支える存在として、医療事務の仕事には多くの魅力もあります！
この記事を通じて、医療事務という職業への理解と興味を深めていただければ嬉しいです。
朝からスタートダッシュ！医療事務の1日の始まり
1.受付準備とシステム確認
医療事務の1日は、朝の受付準備から始まります。まずはシステムを立ち上げ、当日予約している患者さんの情報を確認します。
この作業は、スムーズな診療のスタートを切るための大切な準備です。
また、予約が入っていない空き時間をチェックすることで、急患や予約変更に柔軟に対応できる準備を整えています。
2.患者対応の第1歩
患者さんが来院すると、最初に対応するのが医療事務です。
受付では保険証を確認し、初診なのか再診なのかを区別します。
この段階で、保険証の期限切れや情報の間違いが見つかった場合には、患者さんに丁寧に説明を行い解決策を提案します。
また、初診の患者さんには、問診票の記入や診療までの流れを案内します。
特に、緊張している患者さんに対しては、優しい声かけや迅速な対応で信頼関係を築くことが重要です。
3.急な変更への対応
予約内容の変更や急患の対応が日常的に発生します。
例えば、急患が飛び込みで来院した場合、既存の予約スケジュールを見直し、診察がスムーズに進むよう調整します。
この際、医師や看護師と密に連携を取りながら、優先順位を判断することが重要です。
また、予約していた患者さんが遅刻した場合や、保険証を忘れてしまった場合など、予想外の事態にも柔軟に対応することも多いです。
こうした判断力と対応力は、医療事務の大切な役割の1つだと感じています。
午前中のピークタイム！忙しさの中での対応
1.連続する受付対応
午前中は患者さんの来院が集中する時間帯です。
予約している患者さんの対応を優先しながらも、飛び込みで来院した患者さんに対しても迅速な対応をしていきます。
特に、初診の患者さんには問診票の記入方法を説明し、診察までの流れを案内します。
また、受付では保険証の確認や事前の予約内容との照らし合わせも行います。
ここで不備が見つかった場合には、その場で解決策を考え、患者さんに安心感を与えることが大切です。
2.診療内容の確認と記録
診療が進む中で、医師からの指示をもとに検査や処方内容をリアルタイムで記録していく作業が必要です。
例えば、血液検査や画像検査の指示が出た場合には、すぐにシステムに反映させ情報を共有します。
この作業では、誤入力を防ぐために慎重な確認が求められます。
1度入力ミスが発生すると、患者さんの診療に影響を及ぼす可能性があるため、緊張感を持って取り組んでいました。
3.トラブル発生時の対処
患者さんからのクレームが発生することがあります。
こうしたトラブルに直面した際にはまず原因を特定し、適切な解決策を提示することが求められます。
例えば、カルテの情報が誤っていた場合には、すぐに訂正を行い、医師や看護師に正確な情報を共有します。
また、患者さんからのクレームには丁寧に耳を傾け、不安や不満を解消するための対応を行います。
こうした対応を通じて患者さんに安心感を与え、信頼関係を築くようにも心掛けていました。
午後の事務作業と患者さん対応の両立
1.午前中の振り返りとデータ整理
午前中の診療で対応した患者さんの記録を整理する作業は、午後の最初に行う重要な業務の1つです。
この段階で、記録に不備がないかを慎重に確認します。
不備が見つかった場合には、すぐに修正を行い、医師や看護師に共有します。
たとえば、カルテの記載漏れや診療報酬請求のミスを発見した場合、迅速に修正することで、後の業務負担を軽減できます。
2.午後の患者さん対応
午後は午前中より患者数が少ないものの、1人1人の対応にじっくり時間をかけることが求められます。
特に、ご高齢や初診の患者さんには、丁寧な説明とサポートが重要でした。
診療内容や処方箋の説明をわかりやすく行い、患者さんが不安を感じないよう心がけます。
また、午後は検査や処置が行われることも多いため、それに伴う準備や記録が必要です。
さらに、緊急対応が必要な患者さんが現れた場合にも、迅速に対応できるよう備えておくようにもしていました。
3.スタッフ間の連携強化
午後の時間帯は、比較的落ち着いた雰囲気の中でスタッフ間の連携を深める貴重な機会でもあります。
この時間を利用して、午前中に発生した問題点や課題を共有し、改善策を話し合います。
例えば、患者さんから寄せられた要望やクレームをチーム全体で意見交換を行うことで、今後の対応をより良いものにしていきます。
また、業務の分担を見直し、各スタッフの負担を均等にすることで、全体の効率を向上できるようにもしていました。
こうしたチームワークの強化は、患者さんへのサービス向上にも直結することも身をもって感じています。
終業前のチェックと翌日の準備
1.1日の業務振り返り
終業前には、その日の業務をしっかりと振り返ります。
特に、トラブルが発生した場合には、その原因を徹底的に洗い出しました。
例えば、受付対応で発生したミスや、診療記録の記載漏れがあった場合には、なぜそれが起きたのかをスタッフ全員で共有します。
その場で解決策を考え、次回同じ問題が発生しないよう具体的な対策を立てていきます。
また、成功した対応やスムーズに進んだ業務についても振り返り、良かった点を共有することで、スタッフ全体の士気を高めることができます。
1日の終わりにこの作業を行うことで、翌日以降の業務効率をさらに向上させることができます。
2.システムの最終確認
終業前には受付システムの最終確認を行っていました。
この作業では、当日入力した情報に誤りがないか、予約データが正しく反映されているかを確認します。
不備が見つかった場合には、その場で修正を行い、翌日の診療に影響が出ないようにします。
こうした確認作業は、1日の業務を締めくくる上で欠かせない工程です。
翌日をスムーズに始めるための準備としても必須でやっていました。
3.翌日の準備
翌日の診療がスムーズに進むよう、事前に準備を整える作業を行います。
まずは、来院予定の患者さんの予約状況を確認します。
予約内容を細かくチェックし、特別な対応が必要な患者さんがいる場合には、医師や看護師に事前に伝えておきます。
また、必要な資料や検査結果を整理し、診察室に配置します。
これにより、診療当日のバタつきを防ぎ、患者さんへの対応をスムーズに進めることができます。
こうした準備を丁寧に行うことで、朝から余裕を持ったスタートが可能となり、クリニック全体の業務が効率的に進むようにしていました。
まとめ
クリニックでの医療事務のお仕事は、患者さん対応や事務作業など幅広い業務があり大変さを感じる日も多いですが、それ以上にやりがいや成長を実感できる魅力的な職種です。
患者さんの安心した笑顔や、医療スタッフとの連携を通じて達成感を得られる場面も多くあります。
本記事では、医療事務としての1日の流れや、大変だったことなどを具体的にご紹介しました。
これから医療事務への転職を考えている方にとって、このお仕事の魅力や大切さが伝われば幸いです。
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ぜひ理想の働き方を実現するためにも第一歩を踏み出しましょう！
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